Definisi, Syarat dan Fungsi Kontrak Payung yang Harus Diketahui

Bagi orang yang tidak pernah melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa, istilah kontrak payung tentu cukup asing. Namun, istilah yang satu ini ternyata sangat penting dalam kegiatan bisnis tersebut.

Kontrak payung adalah kegiatan dalam pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh penyedia dan pejabat penandatangan kontrak. Istilah ini diambil dari istilah Bahasa Inggris, yakni Framework Contract.

Secara umum, tujuan dari dibuatnya kontrak payung adalah sebagai pedoman bagi Kelompok Kerja (Pokja) dalam proses pemilihan dan pedoman bagi penyedia dalam proses menyusun penawaran.

Bagaimana? Sampai di sini apakah kamu sudah ada gambaran terkait definisi dari kontrak payung? Untuk lebih jelasnya, simak pula penjabaran lengkap terkait kontrak payung berikut ini ya.

Penjabaran Umum Kontrak Payung

Seperti yang dilansir pada laman LKPP, definisi kontrak payung adalah sebuah perjanjian yang dibuat dengan satu atau lebih penyedia untuk melakukan pengadaan barang/jasa dan menetapkan harga satuan.

Dalam sebuah kontrak payung, biasanya tercantum beberapa syarat dan kondisi, di mana hal tersebut telah disepakati kedua belah pihak terkait dalam melakukan transaksi pembelian selama masa perjanjian.

Beberapa contoh kegiatan pengadaan barang/jasa yang umumnya menggunakan kontrak payung menurut Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), di antaranya:

1. Electricity

2. Gas

3. Fuel/heating

4. Fixed Telephony

5. Financial Services

6. PC Desktop

7. Printers

8. Servers/network

9. Catering

10. Photocopiers

11. Furniture

12. Official Cars

13. Leasing of Vehicles

14. Car Insurance

15. Travel/hotels

16. Petrol/Transport

Selain itu, dalam lelang barang/jasa yang dilakukan oleh lembaga pemerintahan biasanya kontrak payung digunakan untuk dua hal, yakni kebutuhan catalog (e-purchasing) dan non-catalog.

Untuk kebutuhan non-catalog sendiri, kontrak payung dapat digunakan dalam beberapa kondisi, seperti:

• Banyak Pengguna Satu Tahun

Suatu pengadaan barang/jasa dilakukan oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (K/L/PD) yang ditunjuk untuk melakukan kontrak payung yang dapat melayani kebutuhan banyak K/L/PD dalam 1 tahun.

Jenis pengadaan barang yang satu ini, misalnya pengadaan makan-minum, baju seragam dan lainnya.

• Banyak Pengguna dan Beberapa Tahun

Suatu pengadaan yang dilakukan oleh K/L/PD yang ditunjuk melakukan kontrak payung, serta melayani kebutuhan banyak K/L/PD dalam beberapa tahun, contoh pengadaan ATK, baju seragam dan lain-lain.

• Satu Pengguna untuk Satu Tahun

Suatu pengadaan untuk K/L/PD dengan durasi hanya 1 tahun dan harga satuan yang sudah pasti namun untuk volume yang belum diketahui, misalnya pengadaan obat, makan-minum dan lain-lain.

• Satu Pengguna untuk Beberapa Tahun

Suatu pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh K/L/PD untuk kebutuhan K/L/PD sendiri dengan cara membuat kontrak payung selama beberapa tahun, contohnya pengadaan petugas kebersihan.

Syarat Barang/Jasa dalam Kontrak Payung

Sebelumnya kita telah mengetahui, beberapa barang/jasa yang bisa dimasukkan dalam kontrak payung. Ternyata, tidak semua pengadaan barang/jasa bisa menggunakan kontrak ini, lho.

Lantas, apa saja syarat sebuah barang/jasa bisa masuk ke dalam kontak payung? Berikut selengkapnya:

1. Barang/jasa dalam transaksi pengadaan merupakan item yang dapat didefinisikan dengan mudah, sehingga penyusunan syarat barang/jasa tersebut juga dapat dilakukan secara gampang;

2. Permintaan akan barang/jasa dalam transaksi pengadaan setiap tahunnya selalu ada;

3. Barang/jasa yang ada dalam transaksi pengadaan secara sederhana adalah satu kesatuan yang utuh, sehingga dalam penyusunan anggarannya tidak menjadi bagian dari suatu paket kegiatan; dan

4. Terakhir, volume pemesanan dari barang/jas bervariasi, sehingga di awal tahun anggaran kebutuhan pengguna/SKPD belum terukur dengan baik dan penggunaannya belum bisa ditentukan secara pasti.

Dalam kasus pengadaan jasa konsultan, kontrak payung berguna sebagai pengikat penyedia jasa tersebut dalam periode waktu tertentu (untuk menyediakan jasanya), namun durasinya belum dapat ditentukan.

Pengadaan jasa konsultan pemerintah ini, meliputi pengadaan jasa penasihat hukum, persiapan proyek strategis nasional, hingga persiapan proyek dalam rangka kerjasama pemerintah dan badan usaha.

Selain itu, perlu diingat bahwa penyedia jasa konsultansi yang dapat diikat dengan kontrak payung adalah penyedia jasa konsultansi yang telah memenuhi ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan.

Tujuan dan Fungsi Penggunaan Kontrak Payung

Setelah membaca penjabaran di atas, dapat diambil kesimpulan jika kontrak payung adalah perjanjian yang memayungi beberapa kontrak antara pejabat K/L/PD dengan penyedia barang/jasa.

Jika dijabarkan secara spesifik maka tujuan dan fungsi penggunaan kontrak payung menurut LKPP adalah:

1. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses dan administrasi pengadaan;

2. Memperoleh cost reduction karena dilakukan agregasi belanja;

3. Menjamin ketersediaan supply untuk jenis barang/jasa tertentu, atau yang bersifat mendesak;

4. Standarisasi proses pengadaan atau spesifikasi barang/jasa yang dicantumkan dalam kontrak payung;

5. Pengelolaan pengadaan yang lebih baik untuk pengadaan yang bersifat berulang atau volume kecil;

6. Pengolahan rantai supply yang lebih baik;

7. Mendukung pelaksanaan kebijakan pemerintah; serta

8. Meningkatkan kemampuan industri dalam menyediakan kebutuhan pemerintah.

Itu tadi beberapa tujuan dan fungsi pembuatan kontrak payung dalam sebuah transaksi pengadaan barang/jasa. Bagaimana, sekarang kamu sudah pahamkan definisi, syarat, dan fungsi dari kontrak ini?

Jangan lupa, untuk mengetahui lebih banyak terkait cara pembuatan kontrak atau surat perjanjian lainnya (terutama dalam bidang properti) segera akses laman blog dan panduan 99.co Indonesia ya.

Semoga bermanfaat!